Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. CUESTIONES PREVIAS

Pet Friend Colombia anuncia e implementa la política de tratamiento de datos personales a sus grupos de interés desarrollada en la normatividad legal vigente que rige la materia en cuestión, no sin antes traer a colación de manera previa unas definiciones y unos principios que se encuentran regulados en dicha normatividad y que son necesarios para comprender la política, de la siguiente manera:

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.

Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Datos Personales Sensibles: Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato público: Es el dato que no sea serniprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, Jos datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realiz 

PRINCIPIOS RECTORES

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente leyes una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

  

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO: la Ley Estatutaria 1581 de 2012 en su artículo 17 establece que los Responsables del Tratamiento, y también Pet Friend, deben cumplir los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesaria

s para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 1) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES: la Ley 1581 Estatutaria de 2012 en su artículo 8 establece que el Titular de los datos personales tiene estos derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: De acuerdo en lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 se prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, pero dicha información se podrá solicitar si es de naturaleza pública, y si se respetan sus derechos fundamentales y se respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. POLÍTICA

En cumplimiento de la normatividad legal vigente colombiana (La Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas reglamentarias), Pet Friend (en adelante “Pet Friend”), ha desarrollado una política de tratamiento de datos personales que implementará frente a sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, y terceros, tendiente a la protección del derecho a la intimidad y del derecho a la información consagrados en los artículos 15° y 20° de la Constitución Política de Colombia de 1991.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Pet Friend, sociedad mercantil identificada con NIT 900.721.912-0, domiciliada en la carrera 42 (Autopista Sur) # 75 – 83, Centro Comercial IDEO, Oficina 260, Itagüí, Antioquia, Colombia, con número telefónico (+57) 4 604 22 55, en calidad de responsable realizará el tratamiento de datos personales que hayan sido obtenidos en virtud de la relación legal, contractual, comercial o de servicios que se sostenga o haya sostenido con el titular de la información; sin embargo, Pet Friend también podrá realizar el tratamiento de datos personales por medio de unos encargados.

Pet Friend en calidad de responsable o los encargados del tratamiento, se harán cargo de la recolección, almacenamiento, uso, actualización, circulación, supresión o revocación de los datos y de la autorización del tratamiento de estos, cuando el titular de la información lo solicite por los medios habilitados.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:

Pet Friend solicitará la autorización a los titulares de los datos personales, para el uso de la información que estos suministren de forma oral, escrita o mediante conductas que den cuenta de tal autorización, y que Pet Friend reciba por medios físicos o electrónicos (formatos, formularios, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de datos, sitios web) para las finalidades propias de la prestación del servicio, y uso del sitio web de Pet Friend, entre otras que impliquen un tratamiento de datos de carácter personal.

Pet Friend se compromete a conservar la prueba de autorización de los titulares de los datos personales para darle tratamiento a estos.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Las finalidades de TARDEBOOK para el tratamiento de datos son principalmente, pero sin limitarse, las siguientes:

  • Registrar los grupos de interés (proveedores, clientes, usuarios, contratistas, empleados y/o terceros) en sus archivos y/o bases. 
  • Comunicar información sobre los productos y/o servicios que ofrecen.
  • Ejecutar las actividades económicas y comerciales principales.
  • Cumplir con las obligaciones que se deriven de las relaciones que existan con los grupos de interés.
  • Fortalecer sus relaciones con sus grupos de interés desde la óptica comercial.
  • Atender las solicitudes de los grupos de interes, tales como, pero sin limitarlo: crear una cuenta del servicio de Pet Friend, recibir y/o enviar notificaciones de la plataforma.   
  • Enviar a través de cualquier medio de comunicación, el estado, el trámite y el vencimiento de los productos y servicios que se ofrecen.
  • Desarrollar actividades de mercadeo, relacionamiento, gestión comercial, estadísticas, publicaciones, investigaciones y demás propósitos comerciales.
  • Cumplir las obligaciones legales que se refieran al tratamiento de datos de carácter personal de los grupos de interés.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

El titular o el legítimamente autorizado podrá ejercer su derecho de Habeas Data y solicitarle a Pet Friend por los medios que éste tenga, el conocimiento, la actualización, la rectificación, la supresión del dato o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, si esa informacion esta incompleta, inexacta, parcial o fraccionada, que pueda inducir en error o que su tratamiento no haya sido autorizado o este expresamente prohibido.

La solicitud de supresión de datos personales y la revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales, no procederán cuando el Titular de dichos datos, tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base y/o archivos de  Pet Friend, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la misma, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

DEBERES DE Pet Friend:

Pet Friend y/o sus encargados ponen todos sus recursos y hacen el mayor esfuerzo para brindar herramientas que permitan un nivel adecuado de protección, así como, la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

Pet Friend, restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable, y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

TRABOOK tomará mayores precauciones cuando requiera aplicar la presente política de tratamiento respecto a datos personales de niñas, niños y adolescentes procurando siempre respetar su interés superior y sus derechos fundamentales.

Pet Friend se abstiene de realizar la transferencia de datos personales a otros países que no cuenten con niveles adecuados de protección de datos según la Superintendencia de Industria y Comercio.

Pet Friend garantiza que la información que le sea suminsitrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, esto, en concordancia con el principio de veracidad y calidad.

ÁREA RESPONSABLE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS:

Pet Friend Colombia designa como área responsable de la atención de consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a consutar, corregir, actualizar, rectificar y suprimir el dato o revocar la autorización, al contacto: petfriendcolombia@gmail.com o a través del número telefónico 3103730099.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSULTAS Y RECLAMOS:

Los titulares de los datos personales que dessen consultar la información que se tiene de ellos, podrán formular una consulta al área responsable. La consulta será atendida por el área encargada dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la misma. De no ser posible atender la consulta en el período mencionado, se le informara al interesado los motivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de los datos personales que deseen corregir, actualizar o supremir sus datos, podrán formular un reclamo al área responsable. Si dicho reclamo está completo, se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir de la recpeción del mismo.

De no ser posible atender la consulta en el período mencionado, se le informara al interesado los motivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo está incompleto, se le informará al interesado para que subsane dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha en que el interesado presento el reclamo y no ha subsanado lo correspondiente, se entiende que desistio del reclamo.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

La presente Política de tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha en que fue aprobada y publicada.

ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

Pet Friend podrá actualizar, modificar o cambiar la política de tratamiento de datos, con sujeción a la normatividad legal vigente, y si realiza cualquiera de la anteriores actuaciones, publicará lo pertinente y relativo en su página web oficial www.petfriend.com.co/.

La presente modificación de la presente política entra en vigencia a partir del ….. de junio del año 2018 fecha de aprobación por parte de Pet Friend.